Esta es una herramienta poderosa para todos los clientes con el objetivo de controlar y proyectar los flujos de caja semanales. Para administrar la tesorería semanalmente se requiere una herramienta que no sea un estado financiero. Las empresas que enfrentan crisis financieras, que están creciendo a paso acelerado y las que quieren controlar la tesorería más de cerca, requieren de algo más.
La herramienta a continuación ahora es de trabajo diario y se entrega mediante un reporte al empresario cada semana, se recomienda sean los lunes por la tarde o martes por la mañana.
El responsable para empresas pequeñas podría ser el Contador General: pero para empresas medianas o grandes se debe contratar un Tesorero. Esta persona puede ser de profesión contable o financiero. Jerárquicamente no debe estar bajo la supervisión del Contador General, sino del Gerente Financiero, del Gerente General o del dueño de la empresa. Esto se recomienda así para dar más seguridad al control de las salidas de dinero, para confeccionar el Flujo de Caja Semanal a dos caras, el tesorero utiliza el Libro de Bancos.
El Libro de Bancos o Registro Auxiliar de Bancos, puede ser llevado en una hoja electrónica o en un módulo de bancos (para las empresas que cuentan con programas de contabilidad más sofisticados).
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El tesorero verifica con los bancos los movimientos y saldos de cada una de las cuentas bancarias. Esto lo hace los lunes por la mañana, según recomendación. Luego registra en la herramienta Flujo de Caja cada uno de los orígenes por los que la empresa recibió dinero y resume los gastos por categorías, bastante parecidas al Estado que vimos en el punto anterior. Posteriormente verifica que los ingresos, los egresos, los saldos iniciales y los saldos finales correspondan a los que muestra el auxiliar de bancos.
De esta manera el tesorero mostrará cómo se ha comportado el Flujo de Caja en las semanas anteriores y luego proyectará la forma en que propone utilizar los fondos para las próximas semanas.
El proceso es complejo y laborioso cuando se comienza. Se recomienda que se preparen primero los Flujos de Caja mensuales reales de los dos meses anteriores, utilizando los Libros de Bancos. Eso permite tener una base de líneas dentro de la herramienta y sobre esa base proyectar las primeras semanas. Cuando el Tesorero tiene los dos meses preparados, te los presenta para que analices esa valiosa información y mires si es coherente con lo que entiendes de la empresa.